Kebanyakan produk teknologi cuman fokus ke produktifitas dari individu bukan, produktifitas tim, Terutama tim yang besar alias lebih dari 100 karyawan. Membuat 8 orang dalam 1 tim produktif berbeda dengan membuat 100 orang dalam tim produktif. Nah, kembali ke judulnya nih
“Gimana caranya membuat tim yang jumlahnya banyak dan bekerja remote ini menjadi produktif?”
– Sebuah pertanyaan yang penting dan mendesak
1. Transparansi dalam komunikasi
Maksudnya adalah komunikasi yang jelas ,ada poin-poinnya dan bisa dilihat semua anggota tim. Apa sih kejaran untuk tim kita 2 minggu ini dan apa saja kontribusi yang diharapkan dari setiap anggotanya. Harus jelas target bersamanya yah. Anggota tim juga kalau tidak bisa kekejar harus bilang di awal supaya cakupan kerjaan lebih masuk akal.
2. Menggunakan media komunikasi sesuai fungsinya.
Dalam hal ini perlu banget penjelasan yang jelas untuk kapan menggunakan email, product management tool dan team chat seperti Slack. Hal ini untuk mengurangi kebingungan dari tim. Misalnya email untuk segala urusan perusahaan yang bukan saat ini dikerjakan. Product Management tool untuk update progress pekerjaan serta, melihat detail-detail pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Semua diskusi mengenai pekerjaan yang saat ini dikerjakan yah dilakukan melalui Project management tool seperti Jira, Asana atau program apapun yang kalian gunakan. Team chat seperti Skype, Slack atau Google hangout untuk komunikasi personal antar tim.
Kejelasan penggunaan media komunikasi ini membuat tim tidak akan parno melihat semua channel komunikasi. Kejelasan ini juga membuat tim bisa fokus dan gak banyak chat-chat sembarangan.
Hal ini sepertinya simpel tapi, banyak orang yang gak tau. Seringnya cek media komunikasi disana-sini membuat tim menjadi stress. Jikalau mau diskusi daripada chat di slack yang panjang dan susah di track, lebih baik di jadwalkan untuk video call dan hasilnya di taruh di project management tool dengan begitu, anggota tim lain bisa fokus dan gak ke ganggu.
3. Komunikasi yang terjadwal
Komunikasi yang terjadwal itu artinya tim tahu kapan harus bekerja dan kapan harus saling berdiskusi. Biasanya Saya sih menjadwalkan stand up meeting tiap pagi jam 10 dan 1 on 1 meeting tiap bulan yah untuk individu. Untuk tim ada Sprint planning, grooming dan closing di tiap 2 minggu dan retrospective tiap 1 bulan. Masing-masing rapat di tim ini biasanya memakan waktu 1 sampai 2 jam maks. Baik koordinasi secara individu dan tim, perlu di jadwalkan sehingga tim bisa bekerja diluar jadwal tersebut.
Selain itu agar anggota tim memiliki banyak waktu untuk bekerja maka, kurangilah meeting. Meeting bisa di ganti dengan diskusi anggota yang berkepentingan Saja. Daripada bikin banyak chat slack tentang bug antar QA, PM dan Front end lebih baik langsung video call membahasnya saja. Undang yang berkepentingan aja jangan sampai kepala QA, anak Back end, HRD dan designer sampai di bawa-bawa juga padahal masalahnya bukan pada sisi mereka.
Biasanya hal seperti ini 15 menit selesai. Kalau misalnya bugnya atau kebingungannya banyak alias lebih dari 3 bisa di list dulu lalu, pas meeting akan dibahas satu per satu. Dengan diskusi ini kalian tidak akan memakan waktu dan atensi anggota lain yang tidak berkepentingan. Nah, diskusi ini bisa saja di jadwalkan juga misalnya tiap hari Rabu jam 13 itupun kalau bugnya banyak. Hasil diskusi taro di project management tool yah.
4. Single Source of truth ( SSOT )
SSOT ini maksudnya adalah dokumen atau file yang menjadi acuan bagi seluruh anggota tim. Misalnya Product Requirement Document, Design system dan Code. Ketiga dokumen ini bisa di taruh di GIT baik itu pakai Bitbucket, Gitlab atau Github. Nah, disana nanti bisa di versioning dan di buat Wiki sehingga jelas. Anggota tim kalian juga wajib meluangkan waktu untuk mendokumentasi pekerjaan mereka. SSOT juga wajib di hubungkan dengan project manamegent tools yah.
SSOT yang jelas akan membuat koordinasi tim lebih mudah dan apabila ada update kan bisa lihat di comment GIT atau WIki nya. Sehingga anggota baru maupun anggota lama pun bisa tahu apa yang terjadi yah.
Nah, dokumentasi dengan Git ini sendiri masih basic banget yah, kalian bisa juga menggunakan tools-tools lainnya tergantung jenis pekerjaannya. Kalau banyak toolsnya Saya sarankan untuk bikin 1 dokumen link2nya supaya orang ga bingung yah.
5. Luangkan waktu untuk hura-hura
Setiap minggu atau setiap bulan alokasikan waktu untuk tim berkomunikasi secara informal. Berikan juga waktu tim untuk rileks dan gak cuman ngomongin kerjaan doank. Kalian bisa main game, tuker kado atau makan-makan kalau ada yang ultah.
Kalau tim sudah capek pun sebaiknya berikan mereka waktu untuk istirahat misalnya dengan tidak mengadakan meeting di hari tertentu atau berikan waktu bekerja hingga jam 12 siang saja khusus di hari itu.
Salah satu cara yang mudah juga adalah dengan menjaga waktu akhir pekan dari tim. Jangan sampai ada yang bekerja di akhir pekan yah. Hal ini pasti akan membuat mereka capek dan menurunkan produktifitas.
Banyak sekali PM atau para manager lupa akan hal yang kelima ini. Mereka cuman komunikasi tentang kerjaan melelu. Mereka juga menggeber timnya sepanjang waktu dan lama kelamaan produktivitas tim menurun. Ada yang sakit, burn out ataupun mendadak resign. Intinya harus tau yah keadaan mental timnya.
Kesimpulannya,
Nah, dari lima cara diatas ini fungsinya adalah membuat anggota tim bisa lebih fokus bekerja dan gak stress dengan banyaknya chat di slack, email dan project management tool. Bekerja secara remote itu bisa sangat membuat anggota tim kita lelah dengan komunikasi chat yang ada dimana-mana. Ada update projek nanti PMnya suruh cek email, cek slack dan cek Jira. Capek ga tuh?
Hal yang dikejar dari 4 hal diatas adalah memberikan anggota tim waktu sebanyak-banyaknya untuk bisa fokus bekerja tanpa terganggu oleh banyak distraksi meeting, chat maupun email . Hal ini pastinya akan membuat tim lebih produktif. Jangan sampai kerjaan malah di chat WA dan di telpon anggota tim yah. Hal ini akan bikin tim stress.
KRAUKRAUKDI 